目前分類:職場專欄 (48)

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文、意如老師

 

 

如何從清單中隨機抽出一筆或多筆資料,亂數抽樣產生中獎名單,本篇將實作抽籤程式,隨機抽英文單字當練習題。

 

 

任務一:認識INDEX( )函數

任務二:認識RANDBETWEEN( )函數

任務三:認識ROWS( )函數

任務四:實作應用-抽籤程式-隨機抽英文單字當練習題

  4-1. 準備清單資料

  4-2. INDEX( )RANDBETWEEN( )ROWS( )組合應用

  4-3.隨機取出多筆資料

 

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任務一:認識INDEX( )函數

 

INDEX( )函數會傳回表格或範圍內的某個值或值的參照。

公式:INDEX ( array , row_num, [column_num])

 

參數說明:array為必要參數需代入要參照的範圍。

row_num   取陣列中的列,以從該列傳回值。

(如果省略row_num,column_num為必填)。

column_num    取陣列中的欄,以從其中傳回值。

(如果省略column_num,row_num為必填)。

 

 

應用範例:

準備資料

 

 

 

 

抓出筆電價格公式為=index(A1:B5,2,2)

在A1:B5 範圍內,抓取第二列、第二欄的值,結果為37600

 

抓出手機價格公式為=index(A1:B5,4,2)

在A1:B5 範圍內,抓取第四列、第二欄的值,結果為13000

 

 

 

任務二:認識RANDBETWEEN( )函數

 

RANDBETWEEN( )函數會傳回介於<最小值>與<最大值>兩個數字之間的亂數,最小值跟最大值都只能是整數。

 

公式:RANDBETWEEN ( bottom, top)

 

參數說明:bottom必要參數,為回傳亂數的最小值,資料只能是整數。

top 必要參數,為回傳亂數的最大值,資料只能是整數。

 

應用範例:

資料50-300之間隨意抽取一個數字

公式為:=RANDBETWEEN(50,300)

可以按下 F9 鍵,讓 Excel 重新計算表格中的公式(每一次都可以隨意抽取一個數字)。

 

 

 

任務三:認識ROWS( )函數

 

用於傳回參照或陣列中的列數。

 

公式:=ROWS (array)

 

參數說明:array必要參數為要取得列數的範圍。

 

應用範例:

 

 

取得品名A2到A7共有幾列(幾筆資料)?

=rows(A2:A7)

此結果回傳共 ”6”(列)筆資料

 

取得價格B1到B5共有幾列(幾筆資料)?

=rows(B2:B5)

此結果回傳共 ”4”(列)筆資料

 

 

 

任務四:實作應用-抽籤程式-隨機抽英文單字當練習題

 

4-1. 準備資料(英文單字的清單)

機密

confidential

污染

contamination

化學

chemical

缺陷

defect

影響

impact

改善

improve

檢驗

inspection

禁止

inhibition

批貨

lot

光學

lithography

 

 

 

將此資料輸入到儲存格中(如下圖)

 

 

 

 

4-2. INDEX( )RANDBETWEEN( ) ROWS( )組合應用

如果需要從名單中隨機抽一題出來練習,可以使用剛剛所介紹的三個函數INDEX( )、RANDBETWEEN( )與 ROWS( )將其組合起來取得一筆隨機的題目。

 

公式如下:=INDEX(名單範圍,RANDBETWEEN(1,ROWS(名單範圍)))

 

公式解析步驟一:

先使用ROWS( ) 取得總清單的數量共幾筆資料,當作隨機數的最大值

=ROWS(A1:A10)

 

目前結果回傳為”10”

 

 

 

 

步驟二:接著使用RANDBETWEEN()函數,產生一個介於 1 到名單數量之間的隨機整數。

 

輸入公式:=RANDBETWEEN(1,ROWS(A1:A10))

 

回傳亂數介於1-10 之間,目前結果回傳亂數為“3”,按下F9可以取得新的亂數值。

 

 

 

 

最後一個步驟:

使用INDEX()函數取出對應位置的資料

最後再把範圍套進去即可

=Index(範圍,列的位置)

 

完整公式:=INDEX(A1:A10,RANDBETWEEN(1,ROWS(A1:A10)))

 

 

隨機抽取題目已完成囉,如果要重新抽題可以按下按下 F9 鍵,讓Excel重新計算表格中的公式即可。

 

 

 

4-3. 隨機取出多筆資料

 

若要從清單中取出多筆資料,只要將D2的公式往下複製即可產生多筆隨機資料,但要記得下拉前先將範圍資料加上$字號鎖定儲存格範圍。

公式:=INDEX($A$1:$A$10,RANDBETWEEN(1,ROWS($A$1:$A$10)))

 

 

 

 

最後按下F9來更新隨機樣本資料。

 

 

 

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文、意如老師

 

 

填寫表單時,總是有一些固定欄位需要填寫,例如地址中“縣市“,”鄉鎮“,讓使用者輸入實在是太擾民了,也容易誤植一些文字,所以我們今天要來實作下拉選單。

已縣市為例:選擇第一層後(縣市)再選第二層(鄉鎮)

而第二層選單會為第一層選完後的結果自動更新下拉選單。

 

 

 

例:選完第一層下拉(花蓮縣)

 

 

 

 

鄉鎮的下拉會自動更新只有花蓮縣的縣市讓使用者選擇

 

 

 

 

任務一:建立資料

任務二:幫儲存格取名字

任務三:建立第一層選單

任務四:認識INDIRECT 函數

任務五:建立第二層連動選單

 

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任務一:建立資料

 

先準備第一層與第二層的清單資料,如下表

宜蘭縣

花蓮縣

金門縣

南投縣

三星鄉

玉里鎮

金沙鎮

中寮鄉

大同鄉

光復鄉

金城鎮

仁愛鄉

五結鄉

吉安鄉

金湖鎮

水里鄉

冬山鄉

秀林鄉

金寧鄉

名間鄉

壯圍鄉

卓溪鄉

烈嶼鄉

竹山鎮

宜蘭市

花蓮市

烏坵鄉

信義鄉

南澳鄉

富里鄉

 

南投市

員山鄉

新城鄉

 

埔里鎮

釣魚臺

瑞穗鄉

 

草屯鎮

頭城鎮

萬榮鄉

 

國姓鄉

礁溪鄉

壽豐鄉

 

魚池鄉

羅東鎮

鳳林鎮

 

鹿谷鄉

蘇澳鎮

豐濱鄉

 

集集鎮

 

 

 

縣市是第一層下拉清單(A1:D1),鄉鎮為第二層(A2:D14)

 

 

 

 

實作:解題請參考(任務三,任務五)

1. G2儲存格,新增縣市的下拉選單(為第一層)

2. H2儲存格,待第一層選單被選擇後,動態更新第二層下拉選單

 

 

 

任務二:幫儲存格取名字

 

1. 選取A1-D14儲存格

2. 工具列 ▶ 公式

3. 從選取範圍建立

4. 於以下位置建立名稱 ▶ 頂端列

5. 確定

 

 

 

 

點選名稱管理員,查看是否建立成功,確認完後按下關閉即可。

 

 

 

 

任務三:建立第一層選單

 

G2儲存格,新增縣市的下拉選單(為第一層)

1. 點選G2儲存格

2. 工具列 ▶ 資料

3. 資料驗證

 

 

 

 

1. 資料驗證準則 ▶ 選擇清單

2. 來源

3. 選擇A1:D1

4. 確定

 

 

 

 

已成功建立一層選單,如下圖:

 

 

 

 

任務四:認識INDIRECT( )函數

 

INDIRECT( )可傳回所指定的參照,而該參照會立刻進行對照並顯示其內容。

簡單來說就是讓 INDIRECT 從其他的地方取得文字的儲存格位置,然後再去把對應位置的資料取出來

先準備資料如下:

1. 在A1: B3 儲存格輸入資料

2. 在D2輸入要查詢的儲存格位置

3. 在F2輸入公式 =INDIRECT(D2)。D2為可輸入要查詢的儲存格位置

 

 

 

檢驗效果:

1. F2儲存格公式為:=INDIRECT(D2),要找尋的是D2儲存格目前值為A2,因此會抓出user-A2的值。

2. F3儲存格公式為:=INDIRECT(D3),要找尋的是D3儲存格目前值為A3,因此會抓出user-A3的值。

 

 

 

 

任務五:建立第二層連動選單

 

1. 點選h2儲存格

2. 工具列 ▶ 資料

3. 資料驗證

 

 

 

 

資料驗證準則 ▶ 允許 ▶ 選擇“清單”

來源:

輸入公式 ▶ =INDIRECT($G$2) ▶ 確定

 

 

 

 

驗證結果:

先選擇第一層縣市G2 下拉:例如值為“宜蘭縣“,再看看第二層選單H2鄉鎮的下拉選單是否正常更新為宜蘭縣的鄉鎮。

完成檔如下:

 

 

 

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文、Shannon Lai

 

 

朋友聚會間讓大家樂此不疲的熱門話題,絕對少不了抱怨公司,總是不難聽到身邊誰又換了新工作,職場上來來去去成了常態,但要是能長久穩定待在一個工作崗位上,誰又想遊走在各公司呢?偏偏在辦公室裡不是遇到喜歡拉黨結派,背後捅你一刀的同事,就是碰上平日大呼小叫,發生事情逃第一的主管,日積月累身心俱疲下,最後只能選擇離開…

 

想知道一間公司適不適合生存,其實是有跡可循的,不妨趁著還在面試,或者剛進入新公司時仔細觀察,要是發現底下這幾個徵兆,就要小心你踏入的是「有毒職場」,要好好思量自己是要繼續留下,還是趁早離開。

 

 

 

徵兆一:仔細觀察,辦公室氣場很重要

 

想確認自己是不是踏入「有毒職場」,最直接的方式就是觀察辦公室氣氛,這點在面試時,即可窺見一二。從大家工作時的情緒,看是沉悶又壓抑,還是能自在討論公事,有時還能聊上兩句,就能知道一間公司的辦公氛圍如何。另外,流動率也是一個考察重點,雖然換工作不稀奇,但若是一間好公司,又怎麼會留不住人才?

 

記得剛畢業的時候,去過一間會計事務所應徵行政助理,面試那天才踏進公司就聽到叫罵的聲音,進去發現是一位女主管正在不留情面地飆罵下屬,整間辦公室的人噤若寒蟬,那種壓抑的氛圍,連我這初來乍到的面試者都感受到了,草草結束面試後,回家的路上,才在網路看到那間事務所離職員工的發文,原來那家公司流動率極高,主管常肆意謾罵下屬…所以,後來即便接到了錄取通知,也婉拒了對方,決定再尋其他工作。

 

 

 

徵兆二:所有的錯都是別人的錯,總是卸責的主管要小心

 

除了辦公氣氛,如果很常聽到主管在背後數落別人,總是把過錯歸咎在下屬身上,這樣的公司也要小心。因為這類主管通常無視下屬的需求,只會為自己謀求利益,遇到事情不僅不會挺身而出,關鍵時刻還可能把下屬推出去擋刀。建議可以留意主管談論其他同事時的態度,尤其是提到離職同事的部分,如果是大肆批評,就要留意主管究竟是就事論事,還是一味憑著自己偏見,不論是非指責其他人。

 

 

 

徵兆三:害怕被奪權,喜歡掌控一切的主管

 

還有一種喜歡掌控一切的主管也很讓人心累,因為害怕自己的權力被分散,對所有事情都緊抓不放,這類主管通常不喜歡員工間私下有太多接觸跟溝通,彷彿大家消息一流通,就會動搖到他的地位。像我朋友最詬病他主管的一點,就是無論大小事都必須透過這位主管才能傳遞,無論是在長官面前不能隨意發言,或是工作上要鉅細靡遺地回報所有過程,美其名是關心下屬,實則在這樣層層遞送消息的過程中,將事情複雜化,遇到緊急情況,反而錯過危機處理的最佳時間。

 

 

 

徵兆四:喜歡拉黨結派、搞小團體的同事

 

除了主管的個人行為,同事間的拉黨結派,有時也很讓人頭疼,公司應該是要公事公辦的場域,一但牽扯上個人情感,就容易偏頗。對於喜歡搞小團體的同事來說,不同意他意見的都是敵人,對於不敢反抗別人的職員來說,這簡直是一大夢魘,即便內心不想表態捲進紛爭,也要被逼著站隊。所以,遇到派系鬥爭嚴重的公司,還是儘早撤離吧,畢竟這樣的內鬥無論是對公司未來發展,或是自己的身心狀態,都是一場曠日費時的消耗啊!

 

 

 

徵兆五:將不良行為合理化的職場風氣

 

除了上述行為,「有毒職場」還有一種現象是合理化公司的不良風氣。初到新公司,可能有很多人躍躍欲試,準備大展身手,但有時就會聽到前輩勸退,要你遵循公司既有的模式走,告訴你「我們一直都是這樣做的」,當然每間公司都有自己的職場文化,貿然打破常規可能會造成巨大影響,但遇到不合理的要求和被欺壓的時候呢?

 

 

 

舉例來說,和同事在公事上意見不同的時候,最好的方法就是大家坐下來好好溝通解決問題,但如果這家公司的傳統是大家遇事都懶得溝通,導致每次決定事情的都是以那幾個敢說敢言的意見為主,其他人不想惹事,就只能忍住那些不滿,然後自己忍還不夠,看到別人想提出想法,還會攔下對方,「反正說了也不會改變什麼,算了吧!」、「說出來會傷了和氣,公司就是這樣你要習慣。」

 

若你是個注重團隊溝通的人,像這樣拒絕溝通的職場風氣,儼然牴觸你的原則,建議你別久留,因為公司習慣不是一朝一夕就能改變,還是儘早尋覓下個落腳處吧!


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文、意如老師

 

 

在文件中,到處都可以看到表格的身影,如果可以更熟練幾個快速鍵,將可以更有效率的幫助我們處理文書文件。

 

任務一:使用快速鍵加加(++)減減(--)快速建立表格

任務二:在表格前插入文字或圖片

任務三:表格用完後快速再增加一列

任務四:表格快速鍵調整寬度「shift」、「ctrl」、「alt

 

👉 推薦課程:Word文書企劃應用

 

 

 

任務一:使用快速鍵加加(++)減減(--)快速建立表格

 

輸入加號、底線、加號輸入完後按下Enter,即可增加一個表格

例:+_+

 

 

 

 

上圖的表格似乎有點小,所以幫它加點空間,多加幾個底線即可

輸入加號、10個底線、加號按下Enter。

例:+__________+

 


 

 

 

插入三格儲存格

例:+__________+_________+__________+

 

 

 

 

客製化表格大小,表格大小自己隨意控制

例:+___+____________________+____+

 

 

 

 

如果只需要一個儲存格可以直接使用++

例:++____++

 

 

 

最後要使用時只要記得開頭是加(+)結尾也要是加(+) ,即可以馬上製作出你想要的樣式表格

 

 

 

任務二:在表格前插入圖片或文字

 

首先開新檔案的時候,先插入表格,這時候我們要怎麼在表格上面輸入文字或圖片呢?

 

 

 

 

許多可能會先剪下表格,輸入文字後再貼上表格,或是點擊最上方的位置後再按Enter加入一行,這操作過程對我們來說都不是太方便,但其實有一個更快的做法,就是只要在表格的第一行的第一格,按下Enter鍵即可自動再表格前空一行了。

 

 

 

 

按下Enter鍵後即可自動再表格前空一行,這時就可以任意加上你的文字或圖片了。

 

 

 

 

完成檔:

 

 

 

 

任務三:表格用完後快速再增加一列

 

當我們把表格用完時,我們要怎麼在表格下方新增一列呢?

這邊將介紹1個標準做法及2個快速方法

標準做法:點選該表格>版面配置>插入下方列

 

 

 

 

快速方法1

游標放在表格最後面,按下Enter即可快速新增一列

 

 

 

 

完成檔:

 

 

 

 

快速方法2

游標放在表格中的最後一格,按下Tab、即可快速新增一列

 

 

 

 

完成檔:

 


 

 

 

任務四:表格快速鍵調整寬度「shift」、「ctrl」、「alt

 

調整表格配合快速鍵:[Shift]

首先建立一個表格後,需要調整表格列寬時,將游標放置表格線上,待變成左右箭頭時,同時按下 [Shift] 鍵時,拖曳表格線往左或往右的時候,只會改變左邊的列寬,右邊的列寬保持不變,所以如果往左邊拖曳時整個表格的寬度減少。

 

 

 

調整表格配合快速鍵:[Ctrl]

拖曳表格線往左或往右拖曳時,右邊的表格列寬會平均調整。

 

 

 

調整表格配合快速鍵:[Alt]

先開啟尺標(檢視>尺規),再將游標移動到表格線上,待滑鼠變成左右箭頭時,按住[Alt]鍵,向左或向右拖動表格線時,頁面上方的尺標會顯示各列的列寬,也只會改變當前表格線左右側列寬。

 

 

 

 

另外如果word 版本較新,在向左或向右拖動表格線時,就不再需要搭配[Alt]鍵,也可以直接看到尺標上顯示各列的列寬。

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文、意如老師

 

 

如果想要更方便的截取篩選結果,並將篩選結果複製到其它地方存取,這時候就需要仰賴進階篩選的功能,使用方式如下。

 

 

首先準備一組範例資料數據如下:

姓名

報名

地址

電話

國文

數學

獎學金

名次

沈樂豐

板橋

五權南路九十九號

039112356

63

52

100

1

鄭新明

板橋

五權南路九十九號

039112356

88

75

200

2

蔡小燕

公館

博愛路一三一號

039124785

82

63

300

3

黃麗倩

忠孝

南路一段一二四號

039123456

87

84

800

4

周凱明

忠孝

南路一段一二四號

039123456

90

88

800

4

陳智與

三重

民權路一二七號

29213652

93

92

1000

6

吳美足

三重

民權路一二七號

29213652

92

90

1100

7

賴驗新

基隆

和平東路三段一巷一號

29461234

95

90

1200

8

 

 

任務 快速篩選資料

任務1:使用進階篩選功能,找出名次前5名的學生

任務2:找出報名為“板橋” 地區的學生,並將篩選結果存到其它儲存格

任務3:找出報名為“板橋” 地區,並且國文成績與數學成績需要大於60分的學生並將篩選結果存到其它儲存格

 

👉 推薦課程:Excel財務試算表應用

 

 

 

任務1:使用進階篩選功能,找出名次前5名的學生

 

步驟一:

在任一儲存格中輸入要篩選的條件,如下圖J1 = 名次 , J2 = <=5

 

 

 

步驟二:資料 → 進階

 

 

 

 

步驟三:

進階篩選彈窗

1. 選擇“在原有範圍顯示篩選結果”

2. 選擇資料範圍的按鈕

3. 資料範圍從A1 選到 H9 的位置,因為是固定的所以要加上$字號:$A$1:$H$9

 

 

 

 

資料準則為:篩選標題(J1)跟篩選值(J2)

1. 選擇準則範圍按鈕

2. 資料範圍從J1 選到 J2 的位置,因為是固定的所以要加上$字號:$J$1:$J$2

3. 按下確定

 

 

 

 

完成篩選如下圖:

 

 

 

 

任務2:找出報名為“板橋”地區的學生,並將篩選結果存到其它儲存格

 

步驟一:

在任一儲存格中輸入要篩選的條件,如下圖J1 = 報名 , J2 = 板橋

 

 

 

 

步驟二:資料 → 進階

 

 

 

 

步驟三:

進階篩選彈窗

1. 選擇“將篩選結果複製到其他地方”

2. 選擇資料範圍的按鈕

3. 資料範圍從A1選到 H9的位置,因為是固定的所以要加上$字號:$A$1:$H$9

 

 

 

 

資料準則為:篩選標題(J1)跟篩選值(J2)

1. 選擇準則範圍按鈕

2. 資料範圍從J1 選到 J2 的位置,因為是固定的所以要加上$字號:$J$1:$J$2

 

 

 

 

複製到:你想要放置資料的區域

1. 選擇複製到的按鈕

2. 選擇你要放置的儲存格位置,例如A16

3. 按下確定

 

 

 

 

完成篩選,結果如下(16-18行):

 

 

 

 

任務3:找出報名為“板橋” 地區,並且國文成績與數學成績需要大於60分的學生並將篩選結果存到其它儲存格

 

步驟一:

在任一儲存格中輸入要篩選的條件,如下圖

 

 

 

 

步驟二:資料 → 進階

 

 

 

 

步驟三:

進階篩選彈窗

1. 選擇“將篩選結果複製到其他地方”

2. 選擇資料範圍的按鈕

3. 資料範圍從A1 選到 H9 的位置,因為是固定的所以要加上$字號:$A$1:$H$9

 

 

 

 

資料準則為:篩選標題(J1,K1,L1)跟篩選值(J2,K2,L2)

1. 選擇準則範圍按鈕

2. 資料範圍從J1 選到 L2 的位置,因為是固定的所以要加上$字號:$J$1:$L$2

 

 

 

 

複製到:你想要放置資料的區域

1. 選擇複製到的按鈕

2. 選擇你要放置的儲存格位置,例如A16

3. 按下確定

 

 

 

 

完成篩選,結果如下(16-18行):

 

 

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Photo credit:Pexels

 

 

 / Shannon Lai

 

 

之前趁著年假把前陣子在Netflix熱播,網路好評不斷的韓劇《那年,我們的夏天》追完,不同於劇情緊張的燒腦劇,看似有點平淡的劇情,卻深深擊中觀眾的心,除了男女主角深刻的感情堆疊,讓許多劇迷紛紛入坑,劇中崔雄(崔宇植飾演)與國延秀(金多美飾演)面對生活截然不同的看法也受到大家熱烈討論,特別是崔雄軟爛的人生態度,真的道出許多上班族的心聲啊,每天辛辛苦苦上班,為何人生要過得這麼累呢?

 

劇情描述男女主角因十年前高中時代所拍攝的紀錄片,在網路引爆話題,讓兩人有了再次回到鏡頭前的契機。面對過去複雜微妙的感情,曾經的全校第一與全校最後一名,他們是如何成長,就讓我們來看看兩人的生存之道吧!

 

 

 

生存之道1:最好的防守方式是逃跑

 

從幼稚園開始,崔雄即領悟出「逃跑」的生存之道,他說:「《孫子兵法》裡有一句話『最好的防守就是進攻』,我不認同,我認為最好的防守是『逃跑』。」這段話充分表現出崔雄從小就與世無爭的人生觀,但是看似不思進取的人生態度,他卻有自己另一番的解釋。

 

當身邊出現針鋒相對的狀況,你會選擇進攻還是防守呢?每次和人吵架時,崔雄都是毫不猶豫地選擇逃跑,等彼此冷卻過熱的情緒,再坐下談和。無論是生活或是職場上總有和別人立場對立的時侯,如果無法讓雙方冷靜下來好好溝通,找出解決之道,也只會換來兩敗俱傷的結果,所以崔雄得到的結論就是:「我選擇逃跑並不是逃避現實,而是合理的決定。」

 

 

 

生存之道2:早起的鳥兒只是累得比別人快而已

 

劇中崔雄與國延秀兩人的生活態度就是對照組,不同於勤奮努力,凡事盡善盡美的延秀,個性不太積極,喜歡順其自然的崔雄,完全不能明白延秀為什麼要讓自己過得這麼累,對他來說:「早起的鳥兒只是累得比別人快而已。」懶洋洋的一句話,讓人不禁莞爾一笑。

 

不過仔細想想好像也沒錯,忙碌的職場社會已經讓人夠累了,何必還要對自己步步進逼,放慢腳步或許會有意想不到的收穫也不一定。

 

 

 

生存之道3:奮力掙扎地活著不太適合我

 

而這樣看似無所追求的崔雄,面對老師問他為何這麼沒有野心,他也坦誠地回答:「對,奮力掙扎地活著不太適合我。」汲汲營營是一種生存方式,安穩度日當然也是,野心雖然能促使我們積極進取,但過多地追逐卻也會讓人疲於奔命。

 

而且崔雄並非沒有目標,他只是選擇了專心一致地做自己有興趣的事,最後事實也證明了兩耳不聽窗外事,全心專注在自己的喜好上,一樣能獲得成功。

 

 

 

生存之道4:別人不理解又怎樣?只要你了解自己就行

 

劇裡崔雄的忠實粉絲NJ,雖然在演藝圈擁有超高人氣,卻因為在意大眾的眼光,而過得壓抑,NJ問道:「為什麼大家無法理解我呢?為什麼要對我妄下定論呢?」一堆不認識NJ的人,擅自對她加以評論。現實生活中,你是否也因為不能得到他人的理解,而過得不開心?那麼就一起來聽聽崔雄的見解吧!

 

他告訴NJ:「妳不用努力讓人理解,妳沒必要被別人理解,不理解又怎樣?就讓他們去看、去信他們相信的,只要妳了解自己就行,那也不簡單耶!」要做到讓所有人都滿意實在太困難,只要能讓自己問心無愧就已經很棒了,就是這樣善解人意的崔雄,才會讓NJ對他深深著迷吧!

 

 

 

生存之道5:讓人生看起來黯淡無光的只有自己

 

腳步快速的現代社會,無形中讓人漸漸變得冷漠,每個人都成了孤單個體,以為自己被所有人拋棄,卻忽略了在不經意間,我們也收到了許多人的善意。

 

不同於隨性自在的崔雄,一路走來戰戰兢兢的延秀,回首過去才明白:「我發現我的生活一直是這樣,本來我都以為自己是孤軍奮戰,但其實我從來都不是一個人,我一直以為我的人生不值一提,但其實很多時候都很精彩,讓我的人生看起來黯淡無光的好像只有我一個。」

 

 

 

無論是給予信任一起創業的前輩,還是從大學一路相伴的好朋友率伊,延秀才發現自己的人生早已閃閃發光。當生活一路往前衝的時候,別忘了停下看看,其實早已走在繁花路上的你,有著繁花相伴,並不像你以為的那樣孤單。


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文、意如老師

 

 

有時候我們收集的數據是千筆甚至數萬筆以上的資料,如何從這些筆數中,找出符合我們所需的資料,這時候就要仰賴篩選這個功能來協助我們。

 

首先準備一組範例資料數據如下:

姓名

報名

地址

電話

國文

數學

獎學金

名次

沈樂豐

板橋

五權南路九十九號

039112356

63

52

100

1

鄭新明

板橋

五權南路九十九號

039112356

88

75

200

2

蔡小燕

公館

博愛路一三一號

039124785

82

63

300

3

黃麗倩

忠孝

南路一段一二四號

039123456

87

84

800

4

周凱明

忠孝

南路一段一二四號

039123456

90

88

800

4

陳智與

三重

民權路一二七號

29213652

93

92

1000

6

吳美足

三重

民權路一二七號

29213652

92

90

1100

7

賴驗新

基隆

和平東路三段一巷一號

29461234

95

90

1200

8

 

 

 

任務、快速篩選資料

任務1:找出報名為“三重”或“忠孝” 地區的學生

任務2:取消篩選

任務3:依色彩做篩選:找出姓名中填滿淺綠色的學生

任務4:找出國文成績大於80分並且數學成績大於70分的學生

任務5:使用內建條件篩選

任務6:找出姓名中姓陳的學生

任務7:找出國文與數學都高於平均的學生

 

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任務一:快速篩選資料

 

任務1 找出報名為“三重”或“忠孝” 地區的學生

步驟一:

1. 任選一格儲存格

2. 點選工具列中的資料

3. 篩選

 

 

 

 

這時候你會發現標題已經有篩選按鈕了,接下來我們就要使用這些篩選按鈕來找到我們所需要的資料

 

 

 

 

步驟二:

選擇B欄標題中的“報名”篩選按鈕,彈窗中V勾選三重及忠孝地區後按下確定。

 

 

 

 

任務2:取消篩選

 

點選工具列中的資料 ▶ 再點選一次篩選或者點選清除,即可取消篩選

 

 

 

 

任務3:依色彩做篩選:找出姓名中填滿淺綠色的學生

 

步驟一:點選1姓名篩選鈕 ▶ 篩選2依色彩選單

 

 

 

 

步驟二:儲存格色彩 ▶ 淺綠 ▶ 套用篩選

 

 

 

 

完成篩選

 

 

 

 

任務4:找出國文成績大於80分並且數學成績大於70分的學生

 

先篩選第一個條件國文成績大於80分,國文篩選鈕篩選下拉選擇“大於或等於”,值的部分輸入”80”分

 

 

 

 

套用篩選後再篩選條件2,數學成績大於70分的學生,選擇數學篩選鈕>>篩選下拉選擇“大於或等於”,值的部分輸入“70”分

 

 

 

 

即完成雙條件篩選,以此類推可以多重條件再繼續往下篩選,更精確的找到你想要的資料

 

 

 

 

任務5:使用內建條件篩選

 

再篩選選項中也提供方便的預設條件篩選

篩選 ▶ 請選擇一個

 

 

 

如果是數字篩選的話,有 「=、!==、>=、<、<=」、等等如下圖

 

 

 

 

如是中文字串的篩選選項中則有:「開頭是、開頭不是、包含、不包含」等,如下圖

 

 

 

 

任務6:找出姓名中姓陳的學生

 

步驟一:

1.     點選標題姓名中的篩選按鈕

2.     篩選中請選擇一個

 

 

 

 

步驟二:

選擇“開頭”,右邊下拉式會出現所有人的姓名,但因為我們只想找姓“陳”的學生,所以自行輸入“陳”即可。

 

 

 

 

搜尋結果如下圖:

 

 

 

 

任務7:找出國文與數學都高於平均的學生

 

1. 選擇國文篩選鈕

2. 篩選標籤選擇下拉式“高於平均”

 

 

 

 

3. 再點選數學篩選鈕

4. 篩選標籤選擇下拉式“高於平均”,即完成篩選

 

 

 

 

如果想要更方便的截取篩選結果,並將篩選結果複製到其它地方存取,請參考下一篇

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文、意如老師

 

 

任務一:有標題數據表排序

任務二:無標題數據排序

任務三:進階設定-欄位依筆劃或注音排序

任務四:名次排序

任務五:自訂清單排序

 

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任務一:有標題數據表排序

 

首先建立一個有標題的數據表,如下表

姓名

報名

地址

電話

電腦成績

數學成績

獎學金

賴驗新

基隆

和平路三段一巷一號

029461234

95

90

1200

蔡小燕

公館

博愛路一三一號

039124785

82

63

300

鄭新明

板橋

五權南路九十九號

039112356

88

75

200

陳智與

三重

民權路一二七號

029213652

93

92

1000

黃麗倩

忠孝

南路一段一二四號

039123456

87

84

800

沈樂豐

板橋

五權南路九十九號

039112356

63

52

100

周凱明

忠孝

南路一段一二四號

039123456

90

88

800

吳美足

三重

民權路一二七號

029213652

92

90

1100

 

 

 

步驟如下:

1. 選取數據表內其一儲存格

2. 工具列➡資料➡排序

3. 右上角的我的清單有標題打勾V

4. 新增層級以依此排序➡主要排序方式➡選擇要排序之欄位

 

 

 

 

1-1:主要排序方式➡選擇欄位[電腦成績]

1-2:順序[最小到最大]

 

 

 

 

2-1:點擊 + 號再新增一個欄位,此時會出現「次要排序方式」

 

 

 

 

接續選擇

2-2:次要排序方式➡選擇欄位[數學成績]

2-3:順序[最大到最小]

 

完成以上設定後按下確定即完成排序。

 

 

 

Note:這邊主要會先排電腦成績(小到大),如果電腦成績一樣,就會以次要的數學成績(大到小)來排序。

 

 

 

 

任務二:無標題數據排序

 

步驟如下:

1.選取數據表內其一儲存格

2.工具列➡資料➡排序

3.選擇要排序欄(欄E,欄F)

4.選擇排序方式(欄E➡最大到最小,欄F➡最小到最大)

 

 

 

 

Note:這邊主要會先排E欄(大到小),如果F欄一樣,就會以次要的F(小到大)來排序。完成排序如下圖:

 

 

 

 

任務三:進階設定-欄位依筆劃或注音排序

 

1. 點選排序

2. 選擇欄位

3. 點擊選項按鈕

 

 

 

 

即可設定1.方向2.方法

 

 

 

 

1. 方向有兩種(欄與列)

循欄排序(依照剛選擇的欄位去做排序),例如剛選的欄位“姓名”

循列排序(這時候也可回去調整,你要排序的是哪一列),如下圖

 

 

 

 

2. 方法可以依照剛剛1選擇的循欄或循列來依筆劃或注音來排序

 

 

 

 

任務四:名次排序

 

新增一欄名為“名次”,接著使用“獎學金”欄位來排名次

 

 

 

 

在H2儲存格中輸入排序公式=Rank()

公式說明:=Rank(number,ref,order)

參數1:Number 必要欄位,要排名的數字(要跟誰做比較)

參數2 : Ref 必要欄位,要排名的範圍資料

參數3 : Order 可省略,指定排列數值方式的數字,輸入1時值為低的第一名,省略的話則相反

 

 

 

 

因此

參數1:Number 填入要比較的儲存格$G2 ,因等等需往下複製,所以須把G欄加上$字號鎖死

參數2 : Ref 排名的範圍資料 $G$2:$G$9

參數3 : Order輸入1時值為低的第一名

H2儲存格公式 =RANK($G2,$G$2:$G$9,1)

輸入完後往下複製即可完成排序

 

 

 

 

最後如果想要在排名次(由小排到大),步驟如下:

1. 將游標放在H2儲存格

2. 工具列➡資料

3. 點擊按鈕➡從最小到最大排序

 

 

 

 

排序完成如下圖:

 

 

 

 

任務五:自訂清單排序

 

如果想要按照我們自己自訂的意思來排序的話,例如:B欄的報名地區,排序為:三重,板橋,忠孝,公館,基隆

步驟如下:資料➡排序➡自訂清單

 

 

 

 

2. 輸入清單項目:三重,板橋,忠孝,公館,基隆

3. 新增

4. 查看是否新增成功

5. 確認

 

 

接下來就可以使用你剛設定好的清單來做排序囉!

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Photo credit:Pexels

 

 

 

文 / Shannon Lai

 

 

隨著春節九天連假結束,返回辦公室的日子到來,那些散漫的心緒都該收拾起來了。在即將開展的新年度裡,如果想要有個朝氣蓬勃的好開端,那麼就打起精神做好以下這些準備吧。

 

 

 

主動出擊!讓主管留下好印象

 

都說好的開始是成功的一半,一年之初若能讓上司留下好印象,新的一年肯定是順風順水。試著主動與主管討論年度工作規劃,這樣既能展現自己的企圖心,工作方面也能旁敲側擊公司今年的領導方向,要是能把握機會拔得頭籌,想要更上層樓又有何難?

 

當然,要主動出擊與上司溝通,事先要全面了解對方的性格、脾氣及處事風格,假如主管是實際派,那談論過程中最好直接切入主題,舉出數據、實證,有邏輯地帶出重點,切勿用空泛不實的言論誇誇其談。

 

又或者像我公司裡的一位主管,人雖然很熱心也很願意幫忙同事,但個性急躁,尤其不喜別人與他意見相左,所以和這位主管談論工作時,與其直接說出不同的意見,不如先順著他的話說,接著再說出自己的看法作為參考,這樣通常會提升對方的接受度。

 

 

 

休假模式OFF,上班模式ON

 

年假期間整個人鬆懈下來,暫時遠離繁忙的辦公室,每天不是吃吃喝喝出外走春,就是窩在家裡追劇、打遊戲,但是這樣悠閒的休假模式要暫時關閉了。因為我們即將返回工作崗位:早晨還沒睡醒就匆匆忙忙趕公車、趕捷運,塞在上班車陣中,一邊擔心遲到,一邊滑著手機瀏覽那些無關緊要的動態,在公司轉角快速買杯咖啡,讓混沌的腦袋醒一醒…這樣的日子即將重新回來。懶散一陣的腦袋,容易犯糊塗,所以開工一定要盡快切回上班模式,提醒自己上緊發條,避免鑄下大錯。

 

 

Photo credit:Pexels

 

 

 

開工儀式感:收拾辦公桌

 

若是沒在年前大掃除時將辦公室整理好,那就趁著這次開工,好好收拾下自己的辦工環境,來場斷捨離,把那些無用的雜物都清理掉吧。

 

新的一年就是要有一個清新爽朗的新氣象,而乾淨整齊的辦公桌,通常也會讓主管對你的印象加分,因為透過一個人的辦公環境,就足以明白他平日的工作狀態。試想如果一個人的辦公環境亂七八糟,光是要找份文件都找不到,別說其工作效率,更遑論他的工作成果。當然,整理好的辦公桌需要好好維持,否則一下就前功盡棄,這部分只要把握幾個大方向就好:

 

 

1. 物歸原位

 

每次使用完的東西都放回原處,最好能在每天下班前,將辦公桌整理一遍,這樣一個簡單的小習慣,能讓你清楚知道每樣物品擺放的位置,將重要文件分門別類收好,就不怕浪費時間在那找不到東西了。

 

 

2. 桌上只放必要的物品

 

辦公桌面有限,建議只放每天必需品,以及近期在處理的文件,那些只有在特定時候,或是久久才會拿出來一次的物品,還是都收起來吧。

 

 

3. 定期清理

 

一些逾期文件,不需要使用的物品都要記得定期清理,定時地整理桌面,也代表隨時審視自己的工作狀態,掌握當下的工作進度。

 

 

Photo credit:Pexels

 

 

 

積極向上,訂定今年目標

 

一年之初正是最有衝勁的時候,不妨給自己訂定一些新的目標,畢竟待在同個職位久了,難免會對手上的工作感到枯燥乏味,這時就很容易因為敷衍而犯下錯誤。如果有了努力的方向,有追逐的目標,日子自然就不會無聊,另外也能讓公司看到你積極向上的進取心,待做出一些新的成績,除了自己有成就感,也能得到別人的青睞。


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文、意如老師

 

 

任務一:密碼保護文件-設定密碼

任務二:密碼保護文件-取消密碼設定

任務三:整篇文章變唯讀檔

任務四:取消唯讀檔,恢復正常可編輯檔

任務五:只能在特定的位置上輸入文字

 

👉 推薦課程:Word文書企劃應用

 

 

任務一:密碼保護文件

 

各式的機密文件,例如員工薪資單、電信繳費單、信用卡對帳單等,這些私密信件通常也只開放給特定的人才能開啟,為了保護這些文件,我們就必須先學會如何將文件設定密碼。步驟如下:

 

工具列⏩檔案

 

 

 

 

資訊⏩保護文件⏩以密碼加密

 

 

 

 

接下來輸入密碼,這個密碼是用來下次開啟此檔案時用的,這邊要特別注意的是如果你遺失或忘記密碼,檔案是無法復原也永遠無法開啟,所以請務必要記好自己設定的密碼。

 

 

 

 

因怕密碼誤植,所以需要輸入兩次密碼做確認,輸入完後按下確定即可。

 

 

 

 

接下來看到保護文件區域顯示”開啟此文件需要密碼”,即完成密碼設定。

 

 

 

 

再來需要測試看看,先關閉此檔案,再開啟此檔案,會出現讓使用者輸入密碼的畫面。輸入密碼後,按下確定即可開啟該檔案。

 

 

 

 

任務二:密碼保護文件-取消密碼設定

 

如果我們想解開密碼保護文件,首先需要準備此文件的原先密碼,接著到同樣的保護文件區域。

 

工具列⏩檔案

 

 

 

 

資訊⏩保護文件⏩以密碼加密

 

 

 

 

接著把原先的密碼按下”←back鍵”全清空,再按下確認鍵

 

 

 

 

成功解除密碼開啟檔案,此區域的文字為”控制人員能對此文件所做變更類型”

 

 

 

 

任務三:整篇文章變唯讀檔

 

為了防止閱讀者意外的變更檔案誤植內容,我們可以先將此檔案設定成唯讀檔,步驟如下:

 

工具列⏩檔案

 

 

 

 

資訊⏩保護文件⏩一律開啟為唯讀檔案

 

 

 

 

當成功設定為唯讀檔時,保護文件區域的文字會為”為避免意外的變更,已將此文件設定為以唯讀方式開啟”

 

 

 

 

關閉此檔案時,會跳一個彈跳窗警告,是否確定把文章變唯讀檔,接下來按下儲存即可完成唯讀檔的設定。

 

 

 

 

任務四:取消唯讀檔,恢復正常可編輯檔

 

步驟如下

工具列⏩檔案

 

 

 

 

資訊⏩保護文件⏩在點擊一次”一律開啟為唯讀檔案”

 

 

 

 

已成功的取消唯讀檔案,保護文件區域文字為”控制人員能對此文件所做的變更類型”

 

 

 

 

任務五:只能在特定的位置上輸入文字

 

為了防止使用者任意的在文件中誤植一些資料,除了唯讀整份文件外,我們也可以設定幾個例外特定的位置來限制使用者編輯,例如:在文件上先輸入”姓名:、電話:、地址:”,如下圖

 

 

 

緊接著我們要設定的只有例外的這三行可以讓使用者輸入資料,而其它地方則禁止編輯。

 

 

首先步驟如下:

工具列⏩檔案

 

 

 

 

資訊⏩保護文件⏩限制編輯

 

 

 

 

右邊會出現限制編輯的視窗,如下圖:

 

 

 

 

接下來反白要例外給使用者輸入的區域,如下圖:

 

 

 

 

此時右邊的視窗限制編輯,勾選2.編輯限制的文件中僅允許此類型的編輯方式,下拉選單中的不允許修改(唯讀)選項

 

 

 

 

再來勾選例外(選用)代表只允許選定的使用者可自由編輯選取的某些部份。

先勾選每個人

 

 

 

 

可編輯的區域則多了一個大括弧,如下圖

 

 

 

 

最後再設個密碼保護即可,點擊”是,開始強制保護”

輸入兩次密碼後按下確定。

 

 

 

 

設定成功後接著就可以開始測試看看,看是不是只有[  ]中可以輸入文字,其它地方仍然維持唯讀狀態。

 

 

 

 

最後一個步驟,解除保護。

步驟如下,再限制編輯的窗口最下方,點擊停止保護

 

 

 

 

輸入剛設定的密碼,即可解除。

 

 

解除後就變回全篇都可以編輯的狀態了,最後這邊還是要提醒一下各位如有設定密碼請務必一定要記住,忘記密碼可就救不回檔案了,請再特別注意一下囉!

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文、意如老師

 

 

參考上一篇:聯成電腦分享:企業最愛用的問卷表!Google表單全應用篇

 

 

任務一:建立一個表單

任務二:查看回覆的資料

任務三:將這些蒐集來的資料直接匯入到Google雲端的Excel

任務四:傳送表單回覆副本給作答者

 

 

 

任務一:建立一個表單

 

我們首先快速的先建立一個表單,此範例為蒐集會員資料,如下圖

 

 

 

 

完成後就可以準備開始蒐集資料囉,先來測試一下將資料都填一填後點選提交送出。

 

 

 

 

點選提交後,會出現我們已經收到您回覆的表單的頁面。

 

 

 

 

任務二:查看回覆的資料

 

但資料送往哪裡了呢?別急,先回到設定表單頁,這是就可以看到上面中間的Tab回覆(1),代表我們已經收集了1筆資料,點進去後就可以看到剛剛填入的資訊都被收集到這裡了。

 

 

 

 

切到回覆Tab,你會發現已經有一個非常清楚的分析圖

 

 

 

 

因為目前才一筆資料,看起來有點孤單,我們試著再多加上10筆資料看看。

點選右上角眼睛,也可以複製網址讓其他人來填寫此表單

 

 

 

多填10筆後的資料,資料看起來就豐富許多了,如下圖。

 

 

 

 

任務三:將這些蒐集來的資料直接匯入到Google雲端的Excel

 

剛剛看到的這些資料都是只有顯示而已,所以如果我們要直接應用可能比較不方便,所以Google很貼心的在右上角給了我們一個按鈕,讓我們可以快速的一鍵將這些蒐集來的資料直接匯入到Google雲端的Excel檔。

 

 

 

 

這時候就看你想要把這個檔案存入哪裡,可以重建一個試算表,也可以存入現有的試算表,選好後按下建立

 

 

 

 

大約兩秒的時間,會跳出一個新的視窗,已成功將資料導入雲端Excel檔了。

 

 

 

 

再回來雲端硬碟看看,已經多了一個檔案“會員資料(回覆)”

 

 

 

 

如果想要存入本機端的話,也可以直接下載到你的電腦中。

檔案▶下載▶MicrosoftExcel(.xlsx)·

 

 

 

 

選擇本機存放的位置,存檔,完成檔如下:

 

 

這時你應該會發現雲端的Excel會比較方便,因為只要有人再次填寫表單,不需要再做什麼事,雲端的Excel馬上就會自動更新了。

 

 

 

任務四:傳送表單回覆副本給作答者

 

如果想要分享表單給其他人時,我們也可以在後台中設定。

步驟如下:

1. 設定▶收集電子郵件地址▶開啟

2. 傳送表單回覆副本給作答者(可以點選要求及傳送/一律)

 

 

 

 

3. 點擊右上角“傳送”按鈕

可以看到目前的傳送方式有五種(信件,連結,嵌入網頁,facebook, twitter)

 

 

 

 

我們先選擇第一種信件來測試看看,輸入電子郵件,主旨,訊息,如果你希望直接在Email中置入表單的話你也可以勾選,填完後就可以按下傳送按鈕了。

 

 

 

 

接下來就可以到你剛剛所填的Email中收信囉!

因為剛剛有勾選在電子郵件中置入表單,所以我收到的信件內容如下:

 

 

 

 

當然你也可以點選在Google表單中填寫的按鈕,就會自動幫你導到Google表單中了,如下圖:

 

 

 

Google表單在處理日常或工作中除了搜集資料與分析外,又可以快速的產生一個專業的表單,確實幫我們節省了不少時間,也間接提高了工作效率,雖然它已經是存在已久的老軟體,但是現在工作上仍然很常用到,就再拿出來與大家分享一下,另外Google表單它還有一些進階的功能,例如拿來當測驗卷使用,可以指派各題目的分數值、設定答案,以及自動提供意見回饋等等,就等著我們慢慢的去挖掘。

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Photo credit:Pexels

 

 

 

文、Shannon Lai

 

 

辦公室裡同事間難免會相約下班後聚餐,但不同於朋友間的小聚那樣讓人放鬆,職場上不少人視這樣的聚會為上班時間的延長,繃緊神經就怕不小心在杯觥交錯間就說錯話、做錯事。

 

而隨著年底到來,不少公司開始籌辦尾牙春酒活動,同事邀約尚且可以推託,但由公司主辦的聚會怎好拒絕,真是令人傷腦筋…

 

 

 

察言觀色的交際能力

 

雖然同事聚會難以避免交際應酬,卻也是一種人際脈絡的延伸,不僅增進同事之間的情誼,還能累積自己的競爭優勢。聚會上考驗的其實就是察言觀色的本事,這裡不是要人一味地去迎合大眾,而是包含了細心觀察周遭人的想法,在適當的時候給予適當的回饋,透過這些相處除了贏得別人對自己的好感,也會讓自己更容易融入團體之中。

 

這樣洞察人心的技能不僅是在職場上,在生活中與他人的人際往來也同樣重要,所以不如將這樣的聚會視為練習待人接物的一種方式,下次再收到這樣邀請,先別急著排斥。若是真的遇到不喜歡的邀約也無需勉強,可以委婉表示自己下班已有安排,下次找機會再邀大家一起來參與自己喜歡的活動,這樣既不會顯得拒人於千里之外,也讓自己親近大家一些。

 

 

Photo credit:Pexels

 

 

 

參與聚餐的眉眉角角

 

當然,如果遇到這類公司舉辦的尾牙春酒活動,躲不掉也別擔心,畢竟與會者眾多,只要記著幾個準則,絕對能開開心心地出門,平平安安地回家:

 

 

時間觀念

 

無論是公司聚餐或是同事相約,切記不能遲到,千萬要守時要有時間觀念,給大家留下好印象。別擔心太早到,一個人會尷尬無聊,沒有開始吃飯之前,可以先跟同事聊聊天,除了增加對彼此的了解,也能拉近和大家的距離。要是有相熟的同事,座位想坐在一起,那更要提早抵達,才能早早卡位。

 

 

言語措辭

 

倘若是職場新鮮人,可以在入座後,先觀察一下其他同事的互動,看看公司裡的主管和下屬間的相處模式是怎麼樣的,假若是上下階級分明的那種關係,就少說多聽;如果是比較輕鬆融洽的,就可以表現得活潑一些,和大家多聊聊天。但要是在餐桌上不知道說什麼才好時,建議最好別多說,保持笑容就可以了,千萬不要因為怕冷場就亂說話,都說言多必失,沉默也比你說錯話要來得好。

 

 

餐桌禮儀

 

餐桌上謹記老闆或主管發言的時候,要安靜地聽他們講完話,別顧著吃東西、低頭滑手機,也別在席間走來走去,若需要跟上司敬酒,記得自己的杯子要拿得比上司的杯子低一些以示尊敬。飯局上也可以主動承擔一些照料其他人的小事,諸如泡茶倒水,幫忙分菜,叫服務員收拾殘局等,這些看似微不足道的舉動,無形間都能增加同事對你的好感度。

 

 

Photo credit:Pexels

 

 

 

說穿了聚會上考驗的就是應變能力,面對那些出其不意的狀況只能自己隨機應變,但這同時也是很好的一個機會,讓你可以擺脫沉悶的辦公室,和同事有不同的交流。聚會上一切順其自然就好,不用刻意做作討好其他人,更不要為了工作,去做讓自己不舒服的事。下班後別給自己太大壓力,就讓自己放鬆一下和大家去吃吃喝喝吧!


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文、意如老師

 

 

如何快速建立一個有水準的問卷表單或試卷,凡是想調查資訊、蒐集資料,例如大夥一起訂便當飲料、課後問卷、調查同仁意願等等…,只要建立Google表單就可以簡單又快速達到蒐集這些資訊並分析這些資料。

今天就來實作如何快速建立Google表單。

 

 

 

首先必須有個Google帳號,接著登入後,點選右上角九宮格,在選單中找到Google表單。

 

 

 

 

任務清單:

任務一:設計表單外觀。

任務二:設計一個下拉選單,讓使用者選擇方便收貨時間。

任務三:設計一個單選題,並且可以讓使用者在選完後輸入文字。

任務四:設計一個讓使用者可以依喜好程度做選擇。

任務五:在表單中加入圖片或Youtube影片。

任務六:幫你的表單分段處理。

任務七:匯入之前已建立好的題目,將其匯入。

 

 

 

任務一:設計表單外觀

 

點選右上角的調色盤,的主題選項:

1. 使用圖庫中的圖片,或上傳自己的圖片

2. 選擇主題顏色

3. 選擇背景顏色

4. 選擇字體樣式

 

 

 

 

設定好後,可以點選右上角的眼睛來預覽設計後的效果。

 

 

 

 

任務二:設計一個下拉選單,讓使用者選擇方便收貨時間

 

選項1為上午10:00-12:00

選項2為下午13:00-17:00

選項3為其它

如下圖:

 

 

 

 

操作步驟如下:

1. 點選”+”號新增問題

2. 選擇樣式為”下拉式選單”

 

 

 

 

輸入問題及選項,也可新增無數個選項。

 

 

 

 

如此問題為必填也可以打開必填開關。

 

 

 

 

完成檔如下圖,欄位後方多了紅色*字號,代表為必填欄位。

 

 

 

 

任務三:設計一個單選題,並且可以讓使用者在選完後輸入文字

 

步驟如下:

1. 點選+號

2. 選擇「選擇題」

3. 輸入題目及選項

4. 最後點選「新增其他」

 

 

 

 

完成檔如下:

 

 

 

 

任務四:設計一個喜好程度,如下圖

 

 

 

 

步驟如下:

1. 點選+號

2. 選擇”單選方格”

3. 輸入標題

4. 輸入列項目

5. 輸入固定欄項目

6. 如果需要每題必選,需打開開關

 

 

 

 

任務五:在表單中加入圖片或Youtube影片

 

步驟如下:

1. 點選+號

2. 可插入圖片

3. 可插入youtube

 

 

 

 

3-1插入Youtube影片,選擇完畢後,點選[選取]按鈕,即可成功插入表單中

 

 

 

 

完成檔如下:

 

 

 

 

任務六:幫你的表單分段處理

 

我們可以整理好將相關的問題放在相同的區段內,只要在想分段的地方點選新增區段即可。

 

 

 

 

如果不需要此區段,點選右上角更多選項中刪除區段即可。

 

 

 

 

任務七:匯入之前已建立好的題目,將其匯入

 

1. 點擊匯入問題

 

 

 

 

2. 選擇之前做好的表單後匯入

 

 

 

 

3. 在這份表單中可以選擇你要匯入哪幾題問題,或者選擇全選匯入所有問題。

 

 

 

 

匯入進來後成為本表單的一部分,即可再視需求調整

 

 

 

 

最後點選左上角更新表單名稱後,再選擇右上角的眼睛即可預覽目前表單。

 

 

 

 

完成檔如下:

 

 

 

確認完畢後,就可以複製上方的網址,讓使用者來填入表單。

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文、意如老師

 

 

 

任務一:認識什麼是巨集?

任務二:開啟巨集

任務三:準備範例用資料

任務四:錄製巨集

任務五:套用巨集

 

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任務一:認識什麼是巨集?

 

重複的事情就交給機器人吧,巨集就像我們的機器人,可以告訴它(巨集)要重複做哪些事情,依依的把這些步驟錄製下來存成”巨集功能”,待我們需要時再開起並執行這些步驟也就是”巨集”。

 

我們可以錄製多種不同的功能-再存成巨集1功能、巨集2功能、巨集n功能,再依照功能去做簡單的命名,方便我們之後管理並呼叫執行使用這些巨集。

 

 

 

任務二:開啟巨集

 

首先找到巨集功能,在兩個地方都可以找到

1. 檢視 >> 巨集

 

 

 

 

2. 開發人員 >> 巨集

 

 

 

 

開發人員的頁籤因為一般使用者較不會使用到,所以預設不會在工具列上面出現,需要特別去設定後才會出現。

 

 

 

 

開啟開發人員:檔案 >> 選項

 

 

 

 

自訂功能區:將開發人員的核取方塊打V  >> 按下確定

 

 

 

 

成功開啟開發人員頁籤>>就可以找到巨集按鈕了。

 

 

 

 

任務三:準備範例用資料

 

接下來我們先準備一下資料,範例為紀錄每個月共花了多少進貨成本,資料如下:

 

日期

品名

進價

數量

金額

 

總額

1月2日

釘書機

45

20

 

 

 

1月3日

A4影印紙

80

15

 

 

 

1月4日

原子筆

15

50

 

 

 

1月5日

年曆

155

100

 

 

 

1月6日

鉛筆盒

60

7

 

 

 

1月7日

滑鼠

299

10

 

 

 

1月8日

衛生紙

80

1500

 

 

 

 

 

 

先到下方工作表按下右鍵再複製兩份

 

 

 

 

並取名為一月、二月、三月,接下來可以改改各月份儲存格內的資料

 

 

 

 

任務四:錄製巨集

 

因為每個月分的不論是設計格式、金額、進價成本等公式都是一樣的,所以我們先設計一月的工作表並將操作步驟錄下來,最後再套用至二月三月的工作表中。

 

 

以下三個步驟是我們每張報表要設計成一樣的地方:

1. 設定欄位標題顏色。

2. 金額欄位的公式為:進價*數量,E2=C2*D2,並將E2往下複製公式。

3. 算出總額=所有金額加總,G2=SUM(E:E)。

先切換到一月工作表,開始工作囉!

工作前先將巨集開啟

>> 檢視 >> 巨集 >> 錄製巨集

 

 

 

 

取一個自己可以識別的巨集名稱,這邊取名叫做”進價報表”>> 確定

 

 

 

 

按下確定後就自動開始錄製你的行為了,接著執行剛剛所說的三步驟:

1. 設定欄位標題顏色

 

 

 

 

2. 金額欄位的公式為:進價*數量,E2=C2*D2,並將E2往下複製公式

 

 

 

 

 

3. 算出總額=所有金額加總,G2=SUM(E:E)

 

 

 

 

 

完成後,最後要停止錄製巨集

>> 檢視 >> 巨集 >> 停止錄製

 

 

 

 

任務五:套用巨集

 

收先切到要套用巨集的二月工作表,點選檢視 >> 巨集 >> 套用巨集

 

 

 

 

點選剛剛所錄製名稱為”進價報表”巨集 >> 執行

 

 

 

 

馬上二月的格式就跟剛剛所設定一月份的格式一模模一樣樣!

 

 

最後以同樣此方式套用三月份到N月份。

 

 

 

結論:以後記得做月報、季報、年報等之前,別忘了先把步驟存到巨集,接下來就可以耍廢直接用複製(執行巨集)就可以囉!

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Photo credit:Pexels

 

 

 

文、Shannon Lai

 

 

工作本就參雜了各種酸甜苦辣,當你對一份工作的不喜歡多於喜歡太多,就會忍不住懷疑是否該繼續留在公司,或者換個地方重新開始。決定轉換跑道除了需要勇氣,也要明白「自己要的是什麼」,更包含了對未來的規劃和安排,這些都是踏入下個階段前要仔細思量的。

 

 

 

釐清原因,你真的想離職嗎?

 

歲末將至,有人已經開始著手準備年後的轉職計畫,可是你真的已經理解自己想過的生活是怎麼樣的嗎?又或者說要換環境,其實是想逃離現況?想離職的原因千百種,重點是你真的已經想清楚自己選擇離去的原因,而這原因會因為你的離去得到緩解,還是換個地方繼續束手無策?

 

年初家族聚餐時,席間聽到表妹打算離開待了四年的公司,細問才知道,原來公司剛經歷一波人事異動,原本的主管轉調其他單位,新上任的主管與她處處不和,表妹覺得自己總被挑錯找麻煩,身心疲憊下萌生退意。下半年疫情趨緩後,許久未見的家人們又得以相聚,以為表妹應當已經轉職,未料她仍待在原本的公司…

 

表妹說她後來想通了,討人厭的同事確實很影響上班心情,但真的要因此離開打拼許久的公司,又讓她心裡五味雜陳…反正討厭的同事也不見得會一直相處,同事間來來去去,總不能每次都以離職來解決不喜歡的人際關係,她選擇了調整心態來面對不喜歡的職場環境。

 

 

Photo credit:Pexels

 

 

 

擬好計畫,轉職一路順暢

 

當釐清自己想離職的原因,確定要離職,接下來就需要評估自己將會遇到的狀況及風險。作為一個成熟的上班族,轉職不是意氣用事,是經過冷靜思考過才做出的決定。像是有些轉職,等於從頭開始,其中肯定伴隨著許多困難和不確定,都需要從長計議。

 

比如說是跨領域的轉換跑道,自己是否具有優勢?以及必須具備的作業能力自己有嗎?如果沒有的話是不是要再去進修、安排課程?又或者在準備轉職的空窗期裡,財務上是否會出現缺口,總不能這時回頭當啃老族,就算真的需要家人援助,也要先取得家人的支持跟諒解,一切都需要提早計劃。

 

 

 

重燃熱情,發展第二事業

 

如果覺得自己不適合現在的工作崗位,除了離職,發展第二事業也是一個選項。許多人想離職不見得是遇到職場鬥爭這類外在的因素,純粹就是一個地方待久了,熱情散去後就沒了繼續向前的動力。世上沒有完美的職務,要找到各方面都喜歡的工作太不實際,因此不要設下無法企及的求職目標,建議把門檻稍稍降低,找喜歡大過於討厭的工作就好。

 

像是很多人都想找符合興趣的工作,但是當興趣真的變成了工作,就很難保持原本的純粹,而會添加許多壓力。不如就找一個雖然不是完全喜歡,但你做起來游刃有餘的職務,多餘的精力就可以全部拿來經營自己的興趣,發展出斜槓人生。如此既能慢慢摸索,如何讓興趣產生價值,開創新收入,另一方面也可在單調乏味的日常工作中,調劑身心找到生活的意義。

 

 

 

Photo credit:Pexels

 

 

 

離開也要好好說再見

 

面對不喜歡的職場,離開或者留下沒有絕對的答案,重要的是選擇一個讓自己身心更平衡,更靠近理想中的生活。決定離開時,無論是提攜過你的前輩,幫助過你的主管,甚至是處處惹你不快的同事,記住好好說再見,和大家好聚好散,他日若再見你們依舊是並肩作戰的好隊友。


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文、Shannon Lai

 

 

 

關於「人脈」,不少人有負面印象,認為那是一種刻意經營的人際關係,少了一點純粹。但在職場路上,若想走得舒坦,除了自己的能力要好,好的人際關係更是不可或缺的存在。美國著名的人際關係學大師戴爾.卡內基(Dale Carnegie)就說了:「一個人事業上的成功只有15%取決於他的專業技能,另外的85%則要依靠人際關係和處世技巧。」

 

職場上的關係多半建立在利益之上,人脈更是通過利益交換連結而成,不僅是對方要有能力,自身也得要有可以讓人認可的價值,可以互相支援的人脈網才會變得更緊密。然而,我們到底需要經營什麼樣的人脈呢?

 

 

 

務實主義者

 

如果你是天馬行空、腦中有一堆點子想去實踐的人,身邊肯定需要一位務實主義者,在你天花亂墜,思緒游離在美好想像時,將你拉回現實。對未來有想像很好,但務實主義者能在你勾勒出的美好藍圖裡,理性分析出實際層面會遇到的層層關卡,同時給予符合實際的解決方案,讓你的點子可以落實,而不是空談。

 

 

 

Photo credit:Pexels

 

 

 

潮流人士

 

但要是你的個性沈穩,喜歡穩紮穩打的話,倒可以試著認識一些潮流人士。潮流人士除了常有與眾不同的思維跟點子,對於新事物也都是抱持著樂觀開放的態度,他們好奇心強,面對瞬息萬變的世界,當然要一直勇於嘗試,接納不同的創新想法,才能走在最前端。所以經營此類人脈,不僅能獲得最新資訊,讓你擁有不同視野,甚至也會為你帶來意料之外的機會。

 

 

 

成功範本

 

假如你目標明確,對自己的職涯已經有長遠規劃,那在該產業累積人脈絕對至關重要。不妨找一位業界或者公司的成功人士作為榜樣,向他們學習,這裡不是要叫大家去巴結主管還是上司,而是經由認識產業中的佼佼者,了解他們走過的路,面臨過的考驗,這些經驗談都能化作你成長的養分,讓你少走一點彎路,同時這類人脈因為身處產業中較高的位置,通常也能掌握第一手情報,讓你獲得更多資訊。

 

 

 

Photo credit:Pexels

 

 

 

跨界人士

 

職場上會遇到形形色色的人,我們總是更樂於結識與自己志同道合、背景相近的夥伴,大家的生活圈、交際圈都相距不遠,相處起來總是和樂融融特別有話聊,尤其在士氣低落時,因為對彼此背景的熟悉還能互相取暖,時間久了我們便習慣這種同溫層的氛圍,排斥打入別的社交圈。

 

但透過異溫層的視角,才能提醒你一直忽略的地方,讓你避開盲點,不受限單一的思維模式,激盪出不一樣的火花。時下不少跨界合作的聯名商品,即是最好的例子,上至精品品牌下至超商、手搖飲,跨界合作比比皆是,都是為了在這變化萬千的時代,追上消費者求新、求變的腳步,關於跨界人脈的經營肯定是不容小覷。

 

 

 

介紹完以上四種職場上值得結交的人脈,最重要的還是自己本身,如果你的個性封閉不願敞開心胸接納別人,你永遠也不知道這些人脈是何其珍貴。所以,請拋下所有預設立場和小心翼翼,帶著好奇心去接觸人群,運用洞察力觀察對方,這些蛛絲馬跡都會給出線索,使你可以自然地和對方談話。當然,所有「人脈」都是建立在有意義的連結,而非濫竽充數,「人脈」的經營法則絕對是重質不重量。


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Photo credit:Pixabay

 

 

 

文、Shannon Lai

 

 

 

雖然疫情趨緩,大家逐漸恢復正常生活,但變幻多端的病毒,實在讓人防不勝防,稍一不慎,控制住的疫情便會急轉直下,也是在這樣一個後疫情時代裡,公司的運作更顯艱難,被大環境不景氣影響,這一兩年許多企業裁減人力,甚至是解散公司。

 

疫情之下,找工作本就極為不易,若想保住自己的飯碗,只會埋頭苦幹是不夠的,你得讓上司主管看到你的努力,看出你對公司的貢獻。試想有天因疫情不穩,公司難以繼續維持,在存亡之際只能做出人事異動,平日那些公司裡的「隱形人」大概都榜上有名,正因為主管幾乎想不起這人,更別說記得這些人的工作表現,他們幾乎不需猶疑就能做出決定。

 

不想成為職場隱形人,就要學會如何在老闆主管面前「現出真身」,提升自己的存在感,這可以從以下幾點做出改變:

 

 

 

準備充足,做事N1

 

N代表公司交代給你的工作,1就是完成本分工作之外多做一點、多想一些,讓人知道你對自己的工作做了充分準備,並且願意付出更多心力,不只把事情「做完」,而是「做好」,怎麼不令主管對你印象加分。

 

前陣子因應政府宣布微解封,彈性開放某些公共場所,像是餐廳內用可適度鬆綁,聽到這消息,服務業真是大喜過望,但是比較細心的人,就會立刻想到要同時兼顧防疫,又要符合民眾期待,其中的彎彎繞繞,真的沒有這麼容易。

 

朋友Annie即是這樣一個未雨綢繆的人,身為餐廳領班,她的主管要她提出一份因應微解封的現場規劃方案,說真的這場疫情帶來太大的衝擊,許多狀況都是以前從來沒有遇過的,相當考驗臨場反應能力。

 

可是Annie卻鉅細靡遺地條列出注意事項,從基本的店內動線安排,按時清消,到人朝眾多戶外等候區的配置,和等待外送的人動線怎麼錯開,避免群聚,又若是碰上夏季的午後雷陣雨,店外會積水,雨備方案又是什麼…主管看到這麼一份詳盡又仔細的報告,自然相當滿意,對Annie的印象又更好了。

 

 

 

Photo credit:Pixabay

 

 

 

不做無法讓人記住的角落生物

 

除了多做準備,讓主管知道你做事周全,你也必須多多凸顯自己,展示自己在工作上的能力和企圖心。因為會被當成隱形人,有一原因即是工作表現太過平雍,沒有過人之處,沒有亮點吸引人注意。若你總是縮在角落當角落生物,想著無功無過,低調就好,是無法讓上司記住你的。

 

建議找尋一項自己的專長或技能,多多耕耘,讓大家知道你有這方面的長才。好比我一個堂妹,雖是法律系畢業,最後卻是進了金融業工作,碰巧她的部門有時會有一些銀行法規的案子需要處理,因為與所學相關,做起來也是得心應手,每次都能很好地完成交付工作,在主管那當然贏得青睞。

 

 

 

擴展交際面,多宣傳自己

 

人際關係也是經營職場存在感的重要一環,過於封閉的交友圈,無法讓你走進大家視線,即使自身表現多麼傑出,卻無法吸引高層注意,並且在大家都對你感到陌生的情形下,也失去了被談論的機會,錯失更好的職業升遷。

 

自詡是匹千里馬的人,肯定都盼望遇到懂得欣賞的伯樂,但別忘了遇到伯樂很重要,但更重要的你有沒有在平日的相處上,讓周遭的人知道你作為千里馬的能力?透過平時和同事的互動,多多展現自己的優勢,有時在同事間的好人緣,會在無形中為你帶來推波助瀾般的助力。

 

 

 

Photo credit:Pixabay

 

 

 

聰明工作,不落入雜事泥沼

 

辦公室裡還有一種很容易陷入「雜事」泥沼的隱形人,什麼跑腿、影印、買咖啡的瑣事都由他們一手包辦,要說沒存在感,這種時候在同事間的存在感又特別強烈,可惜都無法被高層記得,因為這些都是微不足道的小事,無法讓人眼睛一亮。

 

與其被繁多的雜事壓得喘不過氣,不如學著聰明工作,按輕重緩急安排工作次序,對別人不合理的要求,不是照單全收而是揀擇,挑選那些於自己有益,且主管認同的工作項目,這樣才能讓主管的目光放在你的身上,對你另眼相看。


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文、意如老師

 

 

 

Word中有一個實用小工具”尺規”,因為預設是不開啟的,所以常常會被忽略掉,或完全不知道其實有這個小尺規的存在。今天我們就要來好好認識一下尺規是什麼以及如何使用尺規這個小工具來幫助我們提升工作效率。

 

 

 

任務一:認識尺規

任務二:調整首行縮、凸排(左邊倒三角形按鈕)

任務三:調整段落縮、凸排(左邊三角形按鈕)

任務四:調整全段落包含首行的縮、凸排(左邊正方形)

任務五:調整右邊界全段落包含首排的縮、凸排(右邊三角形)

 

👉 推薦課程:Word文書企劃應用

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文、意如老師

 

 

 

什麼是定位點呢?簡單的來說其實就是對齊方式,尺規上提供了五種對齊的方式分別為:靠左、置中、靠右、對齊小數點、分隔線定位點。

 

 

 

 

說明如下:

 

 

我們馬上來實作看看吧!

 

 

 

首先把尺規先開啟,1.檢視▶將2.尺規打勾▶即可看到左上方的3.定位點按鈕

 

 

 

 

點擊3.定位點按鈕一下可快速切換定位點。

 

     

 

 

 

接下來我們準備一份資料,這份資料上面有品名與價格,我們要將這份資料做成目錄或是菜單樣式。

 

資料如下:

 

豪華辦公網椅$1950

直角白面便利折合會議桌$2520

實用雙層拉門公文櫃$4980

高級活動高櫃$1700

加寬鋁製四階扶手梯$1599

 

 

 

 

任務一:將價格推到最右邊

任務二:移除定位點

任務三:認識置中定位點

任務四:小數點對齊

任務五:分隔線定位點

任務六:加入前置符號

 

 

 

任務一:將價格推到最右邊

 

咦?!那還不簡單就空白鍵按按按按到底就好了啊!!

Oh!! 不!! 千萬別這麼做!! 因為…手會按到抽筋拉!

 

 

 

步驟1:

在$字號前先按下Tab鍵空格(先強制將品名與價格做個區隔),如下圖

 

 

 

步驟2:

全選文字,左上角1.定位點按鈕點兩下切換到靠右定位點 ,接著點選2.尺規上任意位置,你會發現3.所有靠右邊的文字(價錢)乖乖的跑到你點選的位置了。

 

 

 

 

接下來就可以隨心所意的左拉或右拉定位點來控制價錢的位置。

 

 

 

 

任務二:移除定位點標記

 

移除定位點標記,只需要按住定位點標記後往下拉,即可移除。

 

 

 

 

移除定位點標記後,原本的價錢也會回到原位。

 

 

 

 

任務三:認識置中定位點、靠左定位點

 

置中定位點 用法與剛剛的靠右定位點使用方式相同,將定位點固定在尺規的任意位置上,要調整的文字(價格)則會對齊在定位點的中間位置上。

 

 

 

以此類推,靠左定位點 也是一樣,點擊切換1.定位點到靠左定位點,再點選2.尺規上任意位置,要調整的文字(價格)則會對齊在定位點的右邊位置上。

 

 

 

 

任務四:小數點對齊

 

先把價格都填上小數點。

 

 

 

 

接下來點選1.對齊小數點之定位點 ,再點選2.尺規上任意位置,你會發現你的小數點已經對齊定位點了。

 

 

 

 

任務五:分隔線定位點

 

分隔線定位點 ,它就是一條垂直的線,你可以加在你想要的任何地方。

點選1.分隔線定位點 ,再點選2.尺規上任意位置,分隔線馬上出現,接著你就可以隨心所意的左拖右拖調整定位點分隔線的位置。

 

 

 

 

任務六:加入前置符號

 

製作菜單最後一個步驟就是在價錢前面加上虛線或是底線,這邊word都有提供好幾種樣式讓你選擇。

 

 

 

 

1. 全選文字後(Ctrl+A)

2. 常用

3. 段落>>進階

 

 

 

 

點擊定位點按鈕

 

 

 

 

在前置字元中選擇自己喜歡的樣子後按確定鈕,即可完成。

 

 

 

 

 

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文、意如老師

 

 

 

一般公司、補習班、行銷廣告中常常會需要寄出大量郵件給會員,像是邀請函或是廣告函等等,而這些信件大致的內容都相同,唯一不同的可能只有幾個欄位,例如:收件者的姓名、職稱、地址、電話等等個人資訊的一些欄位。

 

以傳統的方式,必須為了每一位收件者都客製化一下郵件,還記得不久前有一次選舉,看到候選人的行政人員想要寄一些文宣之類的信件,看著他們拿著Excel表印出來的姓名清單資料,忙著在信封上面剪剪貼貼,如果是1000個人,光剪貼姓名就夠累人了!

 

但是如果我們學會了合併列印,可以幫我們重複地做這件事,省下的時間加上效率加倍,這也就是為什麼我們一定要學會合併列印了。

 

 

 

步驟一: 建立信件範本

步驟二: 準備收件者的清單

步驟三: 替換收件者資料

 

 

 

步驟一:建立信件範本

 

1. 首先把要信件內容一致的地方先建立好

 

 

 

 

2. 標示一下,信件內容中需要變更欄位資料的地方,例如收件者姓名、職稱等等我們先用大括弧做一下記號。

如下圖紅框框的地方就是到時候要替換收件者資訊的位置。

 

 

 

 

步驟二:準備收件者的清單

 

▶如果有清單

▶目前無清單

 

1. 如果你手上已經有收件者的清單時,直接匯入清單即可,不過也要確認你的格式是否符合。

 

最簡單建立清單的方式就是使用Excel,輸入欄位名稱,再輸入資料就完成了。

如下圖:

mylist.xlsx

 

 

 

 

接著點選

 

>> 郵件

>> 選取收件者

>> 使用現有清單

 

 

 

 

如果資料不是Excel檔的也可以參考以下它有支援的格式。

 

 

 

 

匯入時會跳出一個視窗,點選我的資料第一列包含欄標題後後按確定,即可匯入成功

 

 

 

 

2. 當我們手上如果沒有現有清單的話我們也可以直接建立。

>> 郵件

>> 選取收件者

>> 鍵入新清單

 

 

 

 

>> 自訂欄位

 

 

 

 

>> 先設定好你要的欄位

 

 

 

 

>> 接著開始輸入資料,輸入完一筆後點選新增項目,可再新增一筆資料,以此類推。

 

 

 

 

>> 等資料全部輸入完畢後,按下確定

 

 

 

 

>> 把資料清單先儲存起來

 

 

 

 

步驟三:替換收件者資料

 

接著確認收件者資料是否匯入成功

>> 郵件

>> 插入合併欄位

>> 如果有看到你的欄位名稱,代表匯入成功。

 

 

 

 

直接把剛剛我們預設做好要替換的紅色框框文字替換掉我們的欄位。

 

 

 

 

反白文字後,點選插入合併欄位中的欄位。

 

 

 

 

替換成功後會變成<<欄位名稱>>,如下圖:

 

 

 

 

以此類推接著把所有的欄位都替換掉。