聯成電腦職場專欄：SOP思維讓您工作更有條理－聯成電腦-讓你價值連城

文、職場忍者

「To do thing right!」(把事情做對)，職場上處理任何事務，若能一次到位，就是工作效率的表現，反之由於思慮的不周詳、缺乏計劃性步驟，以致事後再浪費許多時間來彌補任務或工作過失，可能會遭受合作同儕抱怨、主管對於工作能力質疑，外部也會因而得罪顧客、甚致導致訂單丟掉，真可謂得不償失。

當您在工作雖很努力做事且付出的功夫、時間很多，但得到的成果卻太少，甚至適得其反。是否該重新檢視自己事情處理的步驟與條理？

首先分享一件公家機構「事務處理不專業」之親身曾經歷的案例，在今年四月底因有事到區公所接洽，當時依規定也簽署一些文件，事隔一個多月後，區公所人員特來電告知個人有些文件未完成簽名，說得好像是接洽民眾的疏忽，要求需再親跑區公所一趟補簽署文件，事後自己苦思當時發生的情景，已依公務員要求簽署相關文件，怎麼還會有遺漏簽名情事，再說在整個事件主導過程是區公所人員呀！怎會都是接洽民眾的問題呢？

當然，沒法子自己還是得要花時間親跑區公所處理，當下特親問為何會有遺漏文件簽署，那時公務員卻以輕鬆語氣告訴，因上層機關退回緣故，終究還是沒有承認因公所人員疏失，造成接洽民眾的不便利。怎麼會這樣，難道該機關內部沒有文件檢核機制，防止這種錯誤發生？我絕對相信該機關未來還會持續發生這種事情，最後還不都是民眾乖乖依規定辦理、浪費時間，真是很無奈。

上述案例是發生在公家機關，若發生在競爭職場上，恐無法讓您輕鬆過關，都得對自己的疏忽或過失負責，因每次執行工作或任務缺乏邏輯條理，會讓您工作進行中，常會發生繞遠路、做白工，因而事倍功半。事實上，每件工作或任務經由剖析結構化的過程，您會發現不僅工作變得有效率，更是達到事半功倍之成效。以下先引用日本人石田淳著「不懂帶人，你就自己做到死！」書中提及「穿T恤的分解動作」，透過二十二項SOP步驟，以印證每件事情都有一次到位的步驟與方法。