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文、Shannon Lai

近日隨著本土確診案例激增，為避免上班族群接觸頻繁，增加群聚感染風險，不只大眾運輸減班降低運量，政府也呼籲民眾減少不必要的外出，讓不少企業紛紛啟動居家辦公、遠距工作。

對於這波比去年更嚴峻的疫情，各家公司皆是人心惶惶，畢竟相較國外已遠距工作多時，許多國內上班族都是第一次面臨居家辦公的情況。

既然是遠距辦公，在彼此見不到面的情形下，視訊會議成了同事間溝通的橋樑，可是比起在公司，大家會議室裡坐下能夠立即討論，線上會議要注意的眉眉角角，可不比在公司開會來得少。

眉角1、事先通知會議時間，提前stand by

已經開始居家辦公的人，肯定對每次視訊會議開始前，光要等全員上線就要耗上半天的狀況不陌生，若你是會議召集人，建議在公告線上會議時間時，即以文字清楚列出此次會議的討論重點以及議程，並在會議前30分鐘提醒大家準時參加會議。

若是參與會議者，可以提前上線，確定網路順暢、麥克風等硬體設備都沒問題，如果有時間就再瀏覽一下這次要報告的內容。

眉角2、鏡頭前的形象很重要

在家工作一般都不會打扮，但要參加公司會議，至少也要穿戴整齊，總不能穿著睡衣蓬頭垢面就上線開會。除了自身形象要注意，背景燈光和環境音也是視訊會議裡重要的一環，好比如果房間太暗，只有電腦的光打在臉上，這樣畫面看起來可能有些驚悚，而周遭的環境音，像是最近宣布學校停課，家裡如果有小孩，就要避免小孩玩鬧的聲音傳進視訊會議裡。

Photo credit：Pixabay

眉角3、上線後介紹每位參與成員

當大家都上線到齊，會議召集人簡單問候過，便開始逐一介紹此次參與會議的人員，讓被介紹者跟大家打聲招呼。這樣看似一件微不足道的小事，其實是很必要的，因為這不僅是對與會者的一種尊重，也可以在一些有外部廠商與會的會議裡，讓大家在不熟悉的情況下，對彼此有粗淺的認識，不致產生誤會，並且有助於建立雙方的信任感。

眉角4、確認文件內容是否一致

視訊會議前可能會先拿到一些相關的報告，建議在告知大家會議時間時，一併提供相關文件，若之後有更新內容，則在會議開始時，先與大家核對文件版本，避免大家看著不同的內容，造成溝通上的誤會，雖然只是個小動作，卻能強化大家溝通的效率。

Photo credit：Pixabay

眉角5、移開視窗降低鏡頭恐懼症

隨著居家辦公的日子拉長，視訊會議是有增無減，對於有鏡頭恐懼症的人要怎麼辦？視訊軟體《ZOOM》創辦人袁征提出：「如果遇到非得要視訊的會議，可以把視窗移開！」也就是說視訊會議開始打開鏡頭後，你可以點開別的視窗，避免直視螢幕上自己或別人的臉，這樣有助於降低鏡頭恐懼症所產生的焦慮狀況！

眉角6、快速溝通最重要，不需拘泥「面對面」形式

以前辦公室舉行會議都是面對面的談話，但到了遠距辦公的時刻，是否真的需要每件事都打開鏡頭，召開線上會議來執行？對於這個問題，《ZOOM》的創辦人袁征也提出他的見解：「如果只靠『通話』or『電子郵件』就可以完成的工作，其實不需要勞師動眾點開視訊！」因為有效的溝通過程才是最重要的，而非「面對面」的形式。

疫情肆虐下，幾時可以恢復到往昔生活，沒人有答案，我們只能靜心以待，做好力所能及的防疫工作，居家辦公，如常生活，結束工作後就多跟朋友、家人用電話或線上聊聊，做彼此的心靈支柱，一起等待這場疫情消停。