文、職場忍者

 

 

「To do thing right!」(把事情做對),職場上處理任何事務,若能一次到位,就是工作效率的表現,反之由於思慮的不周詳、缺乏計劃性步驟,以致事後再浪費許多時間來彌補任務或工作過失,可能會遭受合作同儕抱怨、主管對於工作能力質疑,外部也會因而得罪顧客、甚致導致訂單丟掉,真可謂得不償失。

 

當您在工作雖很努力做事且付出的功夫、時間很多,但得到的成果卻太少,甚至適得其反。是否該重新檢視自己事情處理的步驟與條理?

 

首先分享一件公家機構「事務處理不專業」之親身曾經歷的案例,在今年四月底因有事到區公所接洽,當時依規定也簽署一些文件,事隔一個多月後,區公所人員特來電告知個人有些文件未完成簽名,說得好像是接洽民眾的疏忽,要求需再親跑區公所一趟補簽署文件,事後自己苦思當時發生的情景,已依公務員要求簽署相關文件,怎麼還會有遺漏簽名情事,再說在整個事件主導過程是區公所人員呀!怎會都是接洽民眾的問題呢?

 

當然,沒法子自己還是得要花時間親跑區公所處理,當下特親問為何會有遺漏文件簽署,那時公務員卻以輕鬆語氣告訴,因上層機關退回緣故,終究還是沒有承認因公所人員疏失,造成接洽民眾的不便利。怎麼會這樣,難道該機關內部沒有文件檢核機制,防止這種錯誤發生?我絕對相信該機關未來還會持續發生這種事情,最後還不都是民眾乖乖依規定辦理、浪費時間,真是很無奈。

 

上述案例是發生在公家機關,若發生在競爭職場上,恐無法讓您輕鬆過關,都得對自己的疏忽或過失負責,因每次執行工作或任務缺乏邏輯條理,會讓您工作進行中,常會發生繞遠路、做白工,因而事倍功半。事實上,每件工作或任務經由剖析結構化的過程,您會發現不僅工作變得有效率,更是達到事半功倍之成效。以下先引用日本人石田淳著「不懂帶人,你就自己做到死!」書中提及「穿T恤的分解動作」,透過二十二項SOP步驟,以印證每件事情都有一次到位的步驟與方法。

 

  再以承辦一件「員工教育訓練之教學設計」為例,進一步說明工作SOP思維的發展。

 

職場工作有條理、井然有序,不僅是一種工作的好習慣,也代表著一種工作態度的,更能展現一個人的邏輯思維與執行力,隨著經驗的累積,發展您自身的獨特專業能力。

 

 

 

 

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