文、職場忍者

  在職場上,超時工作時有所聞,回到家中,人雖下班,但是心仍然掛念著工作事務,似乎一刻也不能放鬆,尤其以負責攸關公司重大業務或面對工作進度落後時或業績差額壓力者,總是讓人繃緊神經,巴不得一天有48小時可用,可是老天爺公平無私給予每個人都是一天24小時。但為何有些人忙得團團轉?而有些人卻能處事很從容。其關鍵在於能否「積極管理時間」而不是陷入「被時間追著跑的窮忙族」
 
  管理大師彼得.杜拉克曾說,「時間是最匱乏的資源,若無法管理時間,就絕對無法管理其他任何事。」天下雜誌445期刊載一篇「管理時間五大法則」文章中,提到「要懂得管理時間,首先必須了解自己的做事習慣與行為模式。」提出五項修練實務做法,讓人人都機會都能做好時間管理和充分有效利用時間。
 
◆分辨「緊急」和「重要」的差異。
◆管理「被打擾」。
◆在同一空間和時間盡量做愈多事愈好。
◆記錄、管理、整合時間。
◆重要事項,設凍結點。
 
  今天就先從上述第一項修練談起,在職場工作上的大小事,應先區隔輕、重、緩、急的屬性,亦即以「緊急」、「重要」二項因素,發展為四個象限:
一、重要且緊急。二、重要但不緊急。三、緊急但不重要。四、不重要也不緊急。
 
  上述時間“四象限”法,來自美國的管理學家科維提出的一個時間管理的理論,將工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分,基本上可以分為四個“象限”:既緊急又重要(如客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等)、重要但不緊急(如建立人際關係、人員培訓、制訂防範措施等)、緊急但不重要(如電話鈴聲、不速之客、部門會議等)、既不緊急也不重要(如上網、閑談、郵件、寫博客等)。【資料來源: http://wiki.mbalib.com/zh-tw
 
  凡懂得釐清工作事項的重要程度與完成期限的人,才能有效規劃安排工作處理順序,面面俱到並如期完成各項任務目標。從下列【時間管理四象限-輕重緩急示意圖】,可作為檢視自身的時間管理的能力,假設每天都陷入『急』象限(重要且緊急),表示工作未被有效規劃或執行落實,以致每天常會被時間追殺,承受接踵而至限期完成的工作壓力。當然,若每天都在處理大量沒關緊要『輕』象限或『緩』象限中類似工作事項,這表示工作者習慣性先以處理無關緊要的瑣事,終日毫無工作效率可言。

 

  具有【管理時間思維】的工作者,應先將工作重心放在『重』象限中類似工作事項上,此仍表示將有足夠的時間,能從容不迫、按部就班,完成各項任務目標,間接減少『急』象限緊急要項處理的發生。要成為時間管理的佼佼者前,請先學會運用管理時間的四象限做法,今日能完成的工作,絕不拖延至明日,你也能可以成為時間管理專家。

圖說:時間管理四象限-輕重緩急示意圖/圖自畫

 

 

 

 

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