文、菜鳥編

在工作上常需要針對活動廣發邀請函,如果每個人的內容都相同,當然就簡單許多。不過,要讓對方感受到專屬感,則須有不同的內容。此時,合併列印的使用,就相當重要,不盡可以省下許多時間,也不用擔心到內容的誤KEY

 

這邊我們就先來看如何使用Microsoft Office來進行大量郵件寄送。鳥編的Office版本為2016,有些介面可能會與你目前使用中的有點不同,但其實操作方式都是相同的。

 

首先會有兩個檔案需要先建立,一個為清單的EXCEL檔案,與一個郵件內容的WORD檔案。從下面的EXCEL表格,可以看到除了收件者的基本資料外,還有其他的欄位,之後就會針對收者有個別的內容產生。

 

至於WORD檔案部分,可以看到就是EXCEL清單中的第一筆資料,我將後續要更換的部分以紅色粗體標示出來方便大家了解。

 

將兩個檔案都準備好後,就可開始進行合併列印了,首先在MAIL內容的WORD檔案中啟動合併列印功能。

 

接著在右方的選取收件者中,選取「使用現有清單」,並選定剛剛一開始所製作的EXCEL清單。

 

如果你的EXCEL檔案有多個工作表,也請記得要別選錯喔,鳥編因為只有一個工作表,所以沒有其他的選項出現。

 

還記得先前所提到的紅色粗體標示,這就是接下來要替換的內容,例如名字部分,選擇王熊大後,插入合併欄位選項中選取「姓名」就可看到如下圖中,王熊大變更為<<姓名>>。

 

其他的內容就依樣畫葫蘆,完成內容如下:

 

最後,在完成與合併選項中,選擇「傳送電子郵件訊息」

 

設定視窗中,收件者則是選定清單EXCEL表中Email欄位標題,輸入主旨後就可點擊「確定」將郵件送出。

 

立刻就可在寄件備份中看到所有郵件都已經成功寄送。

 

官方網站:http://www.lccnet.com.tw
FB粉絲團:https://www.facebook.com/lccnetzone
菜鳥救星:https://www.facebook.com/greensn0w

 

延伸閱讀

聯成電腦分享:素人變達人,讓你具備創業好能力

聯成電腦菜鳥救星:讓Outlook與Google行事曆同步的2個工具

聯成電腦菜鳥救星:快速找出瀏覽過的網頁內容

聯成電腦菜鳥救星:遠端遙控,解決電腦問題不用到處跑

文章標籤
創作者介紹

聯成電腦--在成長的路上彼此相伴

lccnetvip 發表在 痞客邦 PIXNET 留言(0) 人氣()